Correspondance d'affaires - 10 Conseils Copywriter Pro pour la communication écrite plus efficace

Ne vous passez le plus de votre journée à écrire? Si la réponse est oui, ces conseils d'un Gloucestershire, Royaume-Uni professionnel rédacteur pourrait aider à faire quoi que ce soit écrit à partir d'un simple e-mail à un projet d'entreprise majeur plus efficace et plus agréable.

Comme Julie Andrews a chanté dans The Sound of Music, nous allons commencer dès le début. Bonne écriture (entrée en vigueur, l'écriture agréable, qui obtient des résultats) commence avec votre approche mentale avant que le stylo du papier touche ou vos doigts frappé que le clavier.

1. Quel est votre objectif l'écriture d'affaires?

Il semble évident, mais combien de fois avez-vous lancé dans l'écriture, seule à la tête de droite dans une ruelle aveugle métaphorique à 90 miles par heure! Tout ce que vous avez besoin d'écrire, toujours consacrer du temps à y réfléchir d'abord. Ne pas avoir peur de rêver, soit parce que l'esprit vient souvent avec des idées novatrices et créatives quand nous détendre. C'est pourquoi tant de bonnes idées viennent sous la douche ou sur un long trajet en voiture. Bien que vos mots acquérir la permanence avec un clavier ou un stylo, la partie la plus importante de l'écriture d'affaires efficace est fait avec nos cerveaux.

Parfois, il prend des semaines, d'autres fois à quelques minutes à saisir les idées et structurer votre écriture d'affaires. Essayez le mind mapping ou d'une autre technique de remue-méninges. En travaillant de manière non linéaire (comme nos cerveaux) des cartes mentales nous aider à établir des liens et des documents structure efficace. La grande chose, c'est que d'une carte mentale n'a pas besoin de ressources coûteuses. Même une vieille enveloppe ou une serviette en papier fera l'affaire.

Surtout, n'oubliez pas que l'écriture d'affaires efficace est pratiquement impossible sauf si vous savez ce que vous voulez atteindre. Après avoir réfléchi sur le projet, vous devriez avoir une idée claire de votre objectif. C'est simple - travailler à ce que vous voulez atteindre, puis comment y arriver.

2. Laissez vos pensées reposer un peu

Souvent, vous avez de se déplacer rapidement. Mais si vous le pouvez, laissez reposer votre idées pendant un certain temps: idéalement une heure ou deux, une nuit ou plus. Evadez-vous de votre écriture pendant un certain temps. C'est dur, mais souvent, pour revenir à la fraîcheur, vous allez ajouter un éclairage supplémentaire.

3. Mise en route

Cela est souvent le plus difficile de l'écriture d'affaires. Mais, comme quelqu'un l'a dit, même le plus long voyage commence par une seule étape en cas de doute il suffit d'écrire quelque chose, vous pouvez toujours modifier plus tard avec la touche Suppr.

4. Réécriture

Et puis il ya l'idée de réécrire. Il ya quelques années, en tant que rédacteur d'une agence de Gloucestershire PR, l'une des leçons les plus précieuses que j'ai apprises a été le bénéfice de la réécriture, la réécriture et la réécriture. C'est comme faire une sauce riche, comme le volume diminue les s'intensifie saveur.

Cela dit, ne soient pas coincés par la version de l'écrivain de la «paralysie par analyse». L'écriture d'affaires efficace est d'écrire quelque chose de valable et de le faire en face de votre public. En fin de compte, 95 pour cent de quelque chose est mieux que 100 pour cent de rien. Presque parfait, c'est généralement suffisant. Rappelez-vous la loi des rendements décroissants. Est l'effort nécessaire pour que le pourcentage d'amélioration dernière vraiment une bonne utilisation de votre temps? Sachez quand-à-dire «assez», puis cliquez sur le bouton Imprimer.

5. Relecture pour l'écriture d'affaires efficace

Peu importe à quel point la pression de publier, toujours vérifier votre document. Même pour le courrier électronique, vérifiez soigneusement car les erreurs se glisser à travers facilement. Et n'ayez pas peur de laisser un temps de repos e-mail important du jour au lendemain.

Pour les documents plus longs, essayez de la preuve sur une copie papier. Cela devient encore plus important avec l'importance du document et les répercussions sur les coûts de faire des erreurs. Vous avez été averti.

6. Compte bien écrire

Même dans l'écriture d'affaires, il est facile de devenir paresseux en cette ère de texte de parole et d'informalité. Bien qu'il n'y ait une place pour l'écriture plus décontractée il n'est probablement pas dans un e-mail grave ou sur votre page intranet du Ministère.

J'ai remarqué une tendance croissante à base grammaticale et conventions de ponctuation à sortir par la fenêtre dans une grande partie de l'écriture des affaires d'aujourd'hui. Même à un niveau élevé, parmi les personnes qui doivent (et sont suffisamment payés pour) mieux connaître, apostrophes, tirets, points d'exclamation, des points de suspension et en-tirets sont souvent mal utilisés. Cela conduit à l'ambiguïté, plus difficile la lecture du destinataire du message et le manque apparent de professionnalisme. La réponse idéale est d'embaucher un rédacteur pour vous aider, en particulier avec les grands projets tels que des brochures, études de cas et contenu du site Web.

7. Les titres et les sous-titres

Les titres et les titres subsidiaires aider vos lecteurs à comprendre rapidement le contenu de votre document. Même dans un simple e-mail, un titre percutant et un sous-positions peu bien positionnées peuvent améliorer considérablement la probabilité de votre message passer. Dans l'écriture d'affaires efficace, sous-titres aider écrémé-lecteurs d'évaluer rapidement le contenu. Particulièrement dans notre monde moderne de la courte durée d'attention et la surcharge d'information, vos lecteurs vous en seront reconnaissants pour l'utilisation de sous-titres. Et n'oubliez pas la puissance d'un en-tête sujet de l'email forte.

8. Ne pas essayer d'être trop «intelligent»

Sensible formatage et l'utilisation des styles dans un logiciel de traitement peut souvent améliorer votre écriture d'affaires. Mais n'oubliez pas que, finalement, c'est la qualité de votre message plutôt que bonbons pour les yeux de votre traitement de texte qui vont persuader votre lecteur. Pour l'écriture d'affaires efficace, le moins est souvent plus, afin de placer la plupart de vos efforts dans un message persuasif plutôt que la mise en forme de fantaisie.

9. AIDA, Six W et un «H» et FABS - les amis du rédacteur publicitaire

Retour dans la journée, lorsque je travaillais dans des ventes techniques, j'ai appris sur les 'vendeur': les amis de l'AIDA modèle classique (sensibilisation, Intérêt, Désir et Action), et les Six W et un «H»: Qui? Qu'est-ce? Où? Quand? Lequel? Pourquoi? et Comment? Utilisé dans questions ouvertes, celles-ci vous aidera à comprendre le but, la structure et le contenu de votre écriture d'affaires.

Et puis il ya Caractéristiques et avantages (FABS). Quel que soit votre activité est la vente par écrit, toujours «vendre le grésillement pas la saucisse». Les fonctionnalités sont très bien, mais les gens achètent des prestations. L'écriture d'affaires efficace met l'accent sur les avantages, et «ce qu'il ya dedans pour votre lecteur. Si vous avez du mal, un bon rédacteur aura un œil bien formé pour les avantages de votre produit ou service. Ils peuvent même vous aider à trouver de nouveaux.

10. L'effet final

Et enfin, il ya l'effet de fond, la discipline introduite par la mise en contraintes de temps pour votre écriture d'affaires. Jamais avoir à écrire quelque chose pour un délai très serré? Les chances sont que vous avez travaillé avec une efficacité surprenante. Profitez de l'effet de la fin; vous fixer un objectif et à écrire.

Tout ce que vous voulez que votre entreprise par écrit à fournir, ces conseils devraient vous aider à planifier et à écrire de meilleurs documents. Ils sont faciles à apprendre et vous allez vite voir les avantages.

Parfois, cependant, il n'y a pas de substitut à un rédacteur professionnel lorsque vous avez besoin d'écriture d'affaires efficace. Parce que professionnel rédacteurs écrivent jour après jour-out, ils sont idéalement placés pour vous aider dans votre écriture d'affaires et de libérer votre temps pour faire plus de ce que vous faites le mieux, qu'il s'agisse de gérer une entreprise, un ministère ou un projet.

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