10 Conseils pour l'exécution des réunions mieux

Vous connaissez à toutes les réunions récemment? Qui n'a pas? La plupart d'entre nous estiment consacrer beaucoup trop de temps à des réunions; une grande partie de l'gaspillé.

Les réunions sont souvent inefficaces et coûteux. Ils prennent toujours. Ils manquent de structure ou un processus. Les mauvaises personnes y assister. Certains arrivent en retard. Les gens dominer la discussion pour obtenir leur propre point de vue à travers. Ceux qui peuvent apporter une contribution précieuse ne reçoivent pas un mot po Il ya beaucoup de doigts pointus, des voix exprimées et les interruptions. A tout moment, un tiers de la réunion ne sais pas ce qui est discuté; tiers ne sais pas, mais a perdu tout intérêt dans l'issue, et fait rage parmi les arguments le reste, dont la seule décision peut être de fixer une date pour commencer à parler tous les encore - parce que certains d'entre eux doivent quitter pour une autre réunion. Ensuite personne ne se souvient ce qui était convenu, et encore moins discuté, et ceux qui n'ont pas une autre réunion pour y assister, échapper à leurs bureaux et un travail réel avec un soupir de soulagement. Cela vous semble familier?

Il n'a pas à être comme ça! Utilisez les dix conseils ci-dessous pour exécuter des réunions où vous:

un temps de sauvegarde et de l'argent
b prendre de meilleures décisions
c assurer l'engagement à l'action.

1. Rencontre avec les bonnes personnes
Combien de fois avez-vous assisté à des réunions où les mauvaises personnes étaient présentes et les bonnes personnes manquaient? Il vérifie les personnes qui assistent à vos réunions. Soyez clair sur ce que vous attendez de chacun, puis le rendre clair pour eux. Vous pourriez avoir des réunions plus restreintes, mais vous aurez beaucoup plus fait!

2. Commencez à l'heure
Les gens apprennent très vite si vos réunions commencent à l'heure, ou si elles ne le font pas. Annoncent que dans l'avenir de vos réunions commencent à l'heure exacte, et assurez-vous qu'ils font. Si il ya des retardataires ne revenir en arrière. Au lieu de cela, demandez-leur de respecter l'heure de départ. Si cela ne fonctionne pas, dire à tous que vous allez commencer à la prochaine réunion sur le temps. Faites-le, et verrouiller la porte. La plupart des gens ne doivent être en lock-out une fois pour apprendre la leçon!

3. Définir des règles de base
Différents types de réunion ont besoin pour fonctionner différemment pour répondre à leurs objectifs. Faire l'objet de la discussion claire, puis définissez les règles de base qui vous aideront à atteindre cet objectif. Par exemple, si vous êtes la collecte de données, une règle de base utile est que tout le monde avec la participation sera entendu avant que les actions possibles sont mis en avant. Si vous faites des règles de base explicites, les gens savent comment ils doivent se comporter.

4. Nommer un portier
Un gatekeeper permet de s'assurer que le temps est alloué à des questions importantes, non seulement l'. Plus d'actualité ou personnellement concerné à quelqu'un d'une voix forte Le portier a trois responsabilités.

- Convenir l'ordre du jour avec le président de la réunion
- Définir des priorités et la répartition du temps pour chaque sujet
- Lors de la réunion, le président signaler sur la façon dont le temps progresse

Le portier peut être n'importe qui avec une certaine discipline personnelle et une pièce d'horlogerie! Rencontres avec grille efficace de maintien de consacrer du temps approprié pour des sujets importants et de libérer le président pour gérer le contenu de la discussion.

5. Ecrivez-le
Lors de la réunion de prendre des notes ou de désigner un preneur de notes. Habituellement vous n'avez besoin que de brèves notes sur les principaux points de discussion, les actions convenues et les personnes responsables. Lors d'une réunion de suivi sur, commencer par la liste d'actions pour assurer la continuité et la responsabilité.

6. Tenez-vous au point
Réunions qui perdent accent beaucoup de temps, frustrant et atteignent rarement leur but. Utilisez le comportement paraphraser de garder les gens sur la bonne voie. Tout d'abord, écouter attentivement afin de comprendre ce qui est dit. Puis intervenir: par exemple "Laissez-moi vérifier que nous avons tous compris". Ensuite, paraphraser l'essence de ce qui a été dit. Une fois que vous avez repris le contrôle de la conversation, vous pouvez rediriger comme nécessaire. L'utilisation de ce comportement un à maintenir le cap lors d'une réunion, vous pouvez obtenir deux fois plus dans la moitié du temps.

7. Entendre tout le monde
Si vous avez les bonnes personnes à la réunion, assurez-vous entendre ce qu'ils ont tous à dire. Évitez d'avoir quelques personnes dominer la discussion en utilisant des noms et des gestes spécifiques pour inviter les gens à parler. Soyez également spécifiques de demander aux autres de rester calme et écouter les contributions.

8. Gardez-le clairement
Résumer comme vous allez le long. Il garde la conversation sur la bonne voie et veille à ce que tout le monde est clair sur ce qui a été dit. Comme la réunion progresse, résumant vous aide à mettre en place "petit oui de" la compréhension et l'engagement que vous pouvez consolider à la fin de la discussion.

9. Regarder en arrière et en avant
Il ya une grande différence entre la collecte des informations sur un problème et de décider ce qu'il faut faire sur le même sujet à l'avenir. Pour des questions de collecte de données sur l'utilisation qui cherchent de l'information. Pour trouver des solutions, utilisez des questions qui demandent des idées pour l'action. Réunions souvent coincés dans la demander et donner de l'information, sans avoir à l'action. C'est plus confortable, tout le monde a son mot à dire, mais il ne parvient pas à grand-chose.

10. Construire des solutions de qualité
Ne laissez pas les réunions dégénérer en une lutte de gagnant-perdant. Il se produit lorsque plusieurs idées sont mises sur la table et les participants de défendre leur propre jusqu'à ce que l'on gagne. Le gagnant, qui a probablement le plus fort la voix, prend tout, même si l'idée peut-être pas le meilleur. Les perdants sont peu susceptibles d'avoir un engagement à l'idée et ainsi de la mise en œuvre sera infructueuse, à quel point le processus recommence. Encourager les gens à écouter et à construire sur les idées de l'autre afin que vous obteniez engagement envers des solutions de meilleure qualité....